E-order, le novità per forniture Covid-19. Il bilancio dei primi due mesi
25/05/2020
L'emergenza Covid-19 ha portato novità anche in tema di e-order: è stato pubblicato, di recente, sul sito della Ragioneria dello Stato, un aggiornamento delle Regole tecniche, che contiene, tra le altre, alcune modifiche riguardanti l'ordinazione di farmaci e dispositivi medici. È stata prevista l'apertura di un centro di costo per le forniture legate al coronavirus, così da garantire una tenuta distinta di quanto relativo alla gestione dell'emergenza. A darne notizia l'ultima newsletter del Consorzio Dafne, che fa un punto sullo stato di attivazione del progetto, a due mesi dalla sua partenza, focalizzando l'attenzione anche sul livello di utilizzo e sui principali errori.Raggiunta una media di 25.000 ordini al giorno
Come si ricorderà, l'obbligo di emissione e trasmissione elettronica dell'ordine di acquisto di beni e servizi, attraverso il Nodo di smistamento degli ordini (Nso) - il sistema di gestione che opera presso il ministero dell'Economia e delle finanze (Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato) - è entrato in vigore il primo febbraio e, in questa prima fase, ha riguardato tutte le strutture afferenti al Servizio sanitario nazionale. «In base ai dati della Ragioneria Generale dello Stato», si legge nel report del Consorzio Dafne, «nei primi due mesi di attività, il nodo ministeriale ha gestito oltre un milione di ordini di acquisto (1.126.485 documenti al 12 aprile), con una crescita del 19% tra febbraio e marzo. Questo corrisponde a una media di circa 25.000 ordini inviati ogni giorno lavorativo dalle Strutture ed Enti afferenti al Ssn verso i loro fornitori».
Attualmente, però, «stiamo assistendo a una riduzione dei volumi degli ordini scambiati tramite Nso, arrivati a una media di circa 17.000 al giorno nelle prime due settimane di aprile 2020. Una riduzione che è spiegabile con la diffusione della pandemia di Covid-19: da un lato, è ipotizzabile che alcune attività "non strettamente essenziali" del Ssn siano state messe in pausa, dall'altro è altresì plausibile che molti ordini di acquisto afferenti all'emergenza sanitaria in atto emessi dalla Protezione Civile non siano transitati dal Nso, dal momento che l'emittente (la Protezione Civile) non è un ente incluso nel perimetro del Decreto del ministro dell'Economia e delle finanze 7 dicembre 2018».
Tasso di scarto dei documenti in costante diminuzione. Ecco i principali errori
Un dato interessante riguarda il tasso di scarto dei documenti, che, nel corso del tempo, «risulta drasticamente diminuito: secondo i dati pubblicati dal Mef, infatti, si è passati da una media del 10% di documenti scartati a febbraio 2020 (con punte anche superiori al 25%) a un "fisiologico" 2% nelle prime settimane di aprile, a testimonianza delle azioni correttive messe a punto da chi invia i documenti. Si tratta tuttavia di un tasso di scarto relativo ai soli errori "formali" e non di contenuto: in altre parole, questi errori fanno riferimento a quei documenti che sono formalmente sbagliati (assenza di campi obbligatori, formati non conformi, ecc.) e non a quei documenti che contengono al loro interno informazioni non coerenti con la fornitura richiesta».
In ogni caso, da una ulteriore «analisi condotta dal Consorzio - il cui ecosistema è stato destinatario di circa il 45% del totale degli ordini elettronici veicolati tramite Nso in questi primi mesi - emerge la permanenza di situazioni di ordini nei quali vengono indicati dati errati in termini di prezzi di fornitura, unità di misura, codici prodotto, anagrafiche fornitori, punti di consegna non censiti, ecc».
Effetti positivi dal rinvio del vincolo di pagabilità
Un'ulteriore analisi ha riguardato poi la composizione degli ordini: «Secondo uno studio, condotto da Paolo Catti, Associate Partner di Vps, sui dati forniti da Intesa Ibm - per conto della Community del Consorzio Dafne - Net4market, Sata, Tesisquare, che complessivamente rappresentano il 62% dei totali Ordini ricevuti dagli Operatori Economici, la stragrande maggioranza dei documenti scambiati (tra il 92% e il 95%) risulta composta da Ordini Semplici; una percentuale che non supera il 4,5% è costituita da "Modifiche" e meno dell'1,2% da "Revoche". Gli Ordini Completi, invece, sono ancora meno: a oggi, si direbbe che il fenomeno è relegato a poche, semplici e limitatissime sperimentazioni. Anche gli Ordini Preconcordati sono una componente residuale del totale dei documenti trasferiti: meno dell'1%. E questo testimonia che il temuto ricorso di massa a questa tipologia di processo di ordinazione è stato evitato grazie, soprattutto, al rinvio della partenza (da ottobre 2019 a febbraio 2020 per i beni e a gennaio 2021 per i servizi) e al rilassamento (fino a gennaio 2021 per i beni e a gennaio 2022 per i servizi) del vincolo di pagabilità delle fatture elettroniche».
Bilancio a parte, ora, afferma Daniele Marazzi, consigliere delegato del Consorzio Dafne, «l'avvio di Nso ha innescato un cambiamento che deve proseguire, per prima cosa, con la pubblicazione delle Linee Guida, volte a chiarire i residuali dubbi procedurali, e, soprattutto, andando ad affrontare anche la fase di esecuzione dell'ordine e completando la copertura end-to-end del ciclo Procure-to-Pay».
